Captar inmuebles por WhatsApp: plantillas y lo que es legal

Captar inmuebles por WhatsApp se puede, siempre que el primer mensaje no lo mandes en frío. Escribir a un número sacado de un anuncio sin que el propietario lo haya pedido choca con el artículo 21.1 de la LSSI, que exige autorización expresa previa para cualquier comunicación comercial por medios electrónicos, y la AEPD ya lo ha multado. La vía es llamar primero y pedir en la llamada permiso para escribir, o conseguir que sea él quien te escriba. A partir de ahí, WhatsApp es el mejor canal de seguimiento que tienes.

Las guías que salen primero al buscar esto te dan plantillas para mandar a propietarios que no te conocen de nada, y ninguna menciona la ley. Aquí va primero dónde está la raya y después cómo sacarle partido a WhatsApp sin cruzarla.

Esta guía la escribe Kaptalo, que vende software de captación inmobiliaria. Es información general, no asesoramiento jurídico: el análisis legal completo, con cada fuente enlazada al BOE y a la AEPD, está en si es legal llamar a un particular que vende su piso.

¿Es legal captar propietarios por WhatsApp?

La llamada y el mensaje escrito van por leyes distintas. Llamar a quien ha publicado su teléfono para que le llamen por su piso se sostiene en el interés legítimo del RGPD. El WhatsApp no, porque la LSSI pide el permiso antes del primer mensaje y no deja otra puerta que la de haber sido cliente tuyo.

La última tarjeta es la que más se olvida. Aunque la AEPD nunca se enterase, las propias reglas de WhatsApp para empresas, que se aplican a la aplicación Business que usas en el móvil, dicen que solo puedes escribir a quien te ha dado su número y ha aceptado recibir tus mensajes. Un número copiado de un anuncio no te lo ha dado nadie: lo has cogido tú. WhatsApp se reserva limitar o cerrar las cuentas que incumplen esa política, y con la cuenta se van también las conversaciones que sí tenías en regla.

Cuándo sí y cuándo no: el semáforo

Casi todas las dudas del día a día caben en esta tabla. La regla que hay debajo es siempre la misma: si él ha abierto la puerta, puedes escribir; si la abres tú con un número que no te dio, no.

Los grupos de barrio merecen una línea más, porque es donde más se tropieza. Publicar en el grupo de compraventa de tu pueblo que valoras pisos gratis, si las normas del grupo lo permiten, es un anuncio más. Escribir por privado a la vecina que ha comentado que se muda es un mensaje en frío con otro envoltorio: tienes su número porque estáis en el mismo grupo, no porque te lo haya dado para eso.

Cómo pedir permiso para escribir, dentro de la llamada

El permiso se pide al final de la llamada, pegado a algo concreto que le vas a mandar, y en forma de pregunta que se conteste con un sí. «¿Le importa que le escriba?» suena a trámite y se contesta con un «bueno» que no te sirve de mucho. «¿Le paso esos precios por WhatsApp a este mismo número?» suena a favor, y el sí que sale de ahí es claro y es tuyo.

El permiso cubre lo que has dicho: si le pediste mandarle la valoración, eso y su seguimiento están cubiertos, pero meterle en tu lista de novedades del barrio no. Si en la llamada no sale el sí, no hay mensaje; se vuelve a llamar otro día. Y si no descuelga, tampoco: el «le escribo por aquí porque no le localizo» es exactamente el supuesto que multó la AEPD.

Los guiones completos de la llamada, con los cuatro momentos del anuncio y las objeciones, están en el guion de llamada de captación.

Plantillas de WhatsApp para captar propietarios, momento a momento

Todas las plantillas de abajo presuponen que el permiso ya existe: se lo pediste en la llamada, te escribió él o fue cliente tuyo. Tienen la misma estructura, que es la que se contesta: quién eres, de qué habéis hablado, un motivo concreto y una pregunta fácil al final. Entre 30 y 70 palabras. El primer mensaje empieza recordando la llamada, que además deja por escrito de dónde viene el permiso.

Cambia las palabras hasta que suenen a ti: si el propietario recibe el mismo texto de tres agencias, y pasa, el tuyo se lee como uno más. Pon siempre un dato de su piso o de su calle, que es lo que demuestra que no es un envío en cadena. Y un mensaje por vez: si no contesta, al siguiente paso se le llama, no se le vuelve a escribir.

La de antiguos clientes lleva además una frase para darse de baja, porque el artículo 21.2 de la LSSI, que es lo que te permite escribirles sin pedir permiso otra vez, exige ofrecer en cada comunicación una forma sencilla y gratuita de oponerse. Sirve para quien te contrató antes y para servicios parecidos a los que contrató; al que te compró un piso hace años puedes escribirle de vender el suyo, pero no de un seguro.

En Kaptalo, cuando marcas un anuncio como contactado después de la llamada, la ficha te propone el mensaje ya redactado con los datos de ese piso. Está pensado para el momento en que el propietario ya te ha dicho que sí, y funciona igual de mal que cualquier otro si se manda sin haber llamado.

Cómo configurar WhatsApp Business para una inmobiliaria

WhatsApp Business es gratis y casi todo lo que hace falta ya está en la aplicación. La diferencia con usar tu WhatsApp personal está en cinco ajustes que se hacen en una tarde.

Las respuestas rápidas son un atajo para escribir; mandar lo mismo a todo el mundo es otra cosa: la plantilla se pega y se retoca con el nombre, la calle y lo que te contó por teléfono. Entre las etiquetas, la de baja es la lista de gente a la que no puedes volver a escribir, y conviene que esté a la vista de cualquiera del equipo que coja tu móvil.

Sobre las difusiones: la aplicación Business permite mandar un mensaje a muchos contactos a la vez, pero, según el servicio de ayuda de WhatsApp, solo lo reciben quienes tienen tu número guardado en su agenda. Úsalas con antiguos clientes y con quien te ha pedido novedades. Con cualquier otro, el envío masivo sin permiso pasa de infracción leve a grave.

Lo que se hace mal por WhatsApp aunque tengas permiso

El permiso te deja escribir, pero no te protege de estropear la conversación. Estos son los errores que más se ven en captación:

• El audio de tres minutos. El propietario lo escucha en el metro o no lo escucha, no puede buscarlo luego y no puede reenviárselo a su pareja para decidir. Si lo que tienes que contar pasa de un párrafo, es una llamada: escribe «¿le llamo a las siete y se lo cuento en cinco minutos?».
• Escribir a deshoras. La ley pone horario a las llamadas comerciales, y aunque el mensaje no tenga una norma igual de explícita, un WhatsApp a las once de la noche o un domingo por la mañana dice de ti lo mismo que una llamada a esa hora. Programa el envío o espera al día siguiente.
• El mismo texto a todos. El propietario ha hablado con otras agencias esa semana y reconoce la frase hecha; si encima reenvías una plantilla con el nombre de otro cliente sin cambiar, la conversación se acaba ahí.
• Pedir la exclusiva por escrito. Por WhatsApp se agenda y se manda información. La exclusiva se pide sentado en su cocina, después de enseñarle lo vendido en su calle, porque por escrito el «no» cuesta menos y queda guardado. Lo mismo vale para discutir la comisión.
• Insistir con el doble check azul. Si lo ha leído y no contesta, ya te ha contestado. El siguiente paso es una llamada en unos días, no un «¿lo pudo ver?» a las dos horas.
• Mandar el PDF sin decir qué es. Un adjunto sin contexto no se abre. Primero dos líneas con lo que va a encontrar y por qué le sirve; después el archivo.

Cómo conseguir que el propietario te escriba primero

Cuando es él quien abre la conversación, el problema del mensaje en frío desaparece. Te ha dado su número al escribirte, y además llega con una pregunta, que es la mitad del trabajo hecho. Se consigue poniendo el botón de WhatsApp donde ya está pensando en vender:

• En tu web de valoración. El propietario que acaba de ver una horquilla de precio quiere preguntar por qué, y lo más cómodo es un botón de WhatsApp al lado del resultado. Es el canal de entrada de las webs de captación.
• En anuncios de Facebook e Instagram con destino WhatsApp. Meta tiene un tipo de anuncio, el de clic a WhatsApp, que lleva a quien lo toca directamente a una conversación con tu número, sin pasar por ninguna web. Para captar funciona mejor con un motivo concreto («¿cuánto vale tu piso en [barrio]?») que con tu logo. Así se montan las campañas de captación en Meta.
• En lo que dejas en el buzón. Un código QR en la octavilla que abra WhatsApp con un texto ya escrito («Hola, me gustaría saber cuánto vale mi piso») le ahorra al propietario pensar cómo empezar.
• En tu firma, tu ficha de Google y tus carteles de «en venta». Quien pasa por delante y tiene un piso parecido en la misma calle es el que más pregunta.

La primera respuesta a quien te escribe decide si hay segunda. Contesta pronto, preséntate con nombre y pide solo lo que necesitas para avanzar. La última plantilla de arriba está hecha para eso.

Cómo registrar el consentimiento para escribir por WhatsApp

Si alguien reclama, te tocará demostrar que el propietario te autorizó: cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, el artículo 7.1 del RGPD pone la prueba de tu lado. Un «me dijo que sí» de memoria no aguanta. Basta con una nota breve por propietario, apuntada nada más colgar.

Si grabas las llamadas, avisando al principio como toca, la grabación es la mejor prueba de ese sí. Si no, la combinación de tu nota y un primer mensaje que recuerda la llamada («como hablamos hace un rato por teléfono…») deja un rastro razonable. Guarda las bajas con su fecha y no las borres: son la lista de gente a la que no puedes volver a escribir, y la que te pedirán si alguien dice que te pidió que pararas.

Qué hacer el lunes

1. Deja de mandar el primer WhatsApp. Si no descuelga, vuelve a llamar otro día y a otra hora.
2. Añade a tu cierre de llamada la pregunta del permiso, pegada a algo que le vas a mandar, y dila igual en todas las llamadas de la semana.
3. Pásate a WhatsApp Business si no lo has hecho: perfil completo, horario, las etiquetas de estado y cuatro respuestas rápidas sacadas de las plantillas de arriba.
4. Abre una hoja con las seis columnas del consentimiento y rellénala cada vez que cuelgues.
5. Pon un botón de WhatsApp en el sitio donde un propietario ya está pensando en vender: tu web de valoración, tus anuncios o tu próxima octavilla.

WhatsApp es un canal dentro de la captación. El resto del sistema, de dónde salen los propietarios a los que llamar y cómo se reparte la semana, está en la guía de captación inmobiliaria.