Captar y gestionar no son el mismo trabajo
Hay una confusión que cuesta dinero y que se repite en casi todas las inmobiliarias: captar y gestionar no son el mismo trabajo, y no los resuelve el mismo software.
Un CRM inmobiliario es excelente guardando lo que ya tienes. Sabe qué pisos llevas, qué compradores han preguntado, quién visitó el jueves y qué hay firmado. Pero el día que tu cartera se queda corta, el CRM no te da un solo encargo nuevo: solo tiene lo que tú metiste.
Las herramientas de captación hacen lo contrario. No guardan tu cartera: salen a buscar la de nadie. Si quieres la explicación larga de qué es un software de captación inmobiliaria y qué debería hacer, está en su propia página; si lo que buscas es el método más que la herramienta, lo tienes en la guía sobre cómo captar pisos de particulares.
Las dos familias, y por qué las mezclamos
Los CRM de gestión
Inmovilla, Witei u Optima CRM son de los nombres más habituales en agencias españolas. Su trabajo es la cartera: fichas de inmueble, cruce con demandas de comprador, publicación en portales, seguimiento de visitas, documentación.
Si tu problema es que llevas los encargos en una hoja de cálculo y se te pasan las visitas, esto es exactamente lo que necesitas y este artículo te sobra.
Si tu problema es que no tienes suficientes encargos, un CRM no lo arregla. Publicar mejor lo que ya tienes no hace que aparezca lo que no tienes.
Las herramientas de captación
Aquí el trabajo es encontrar propietarios antes que el resto. Se dividen en dos según de dónde sacan la información:
- Las que miran el mercado publicado: rastrean lo que se anuncia y detectan al particular que vende por su cuenta, que es el encargo que todavía no tiene dueño. Aquí están casi todas las de esta página: Betipo, ClickExplora, Lystos, Casafari, DataVenues y nosotros.
- Las que van a por el propietario que aún no ha publicado: publicidad segmentada, páginas de valoración, campañas. Ese propietario no aparece en ningún listado, porque todavía no ha hecho nada. De las siete, idealista/tools es la única que ve algo de este momento, y Betipo y Kaptalo permiten lanzar campañas desde la propia herramienta.
Las mezclamos en una sola lista porque las dos son necesarias y resuelven momentos distintos. Quien ya publicó tiene prisa y compite contigo con veinte agencias. Quien no ha publicado no tiene prisa, pero tampoco tiene a nadie más llamándole.
Los dos portales están cerrando el círculo
Dos de las siete no son empresas independientes: las venden los propios portales. idealista/tools es de idealista, y DataVenues es de Fotocasa Group, el grupo de Fotocasa, Habitaclia y Milanuncios. El portal donde el particular publica su piso es también el que vende a las agencias la herramienta para encontrarlo.
Eso les da algo que no se puede copiar desde fuera. idealista ve al propietario que ha valorado su casa en su web y todavía no ha publicado, que es un momento anterior al anuncio. DataVenues cruza los anuncios de su grupo con el Catastro, el INE y la Agencia Tributaria. Son datos de origen, no leídos desde fuera.
Y les pone un límite que conviene tener claro antes de firmar: cada una ve su propio jardín. Según sus webs, idealista/tools solo mira idealista, y la página de producto de DataVenues solo enumera los tres portales de su grupo. Un particular que publica en el portal de la competencia no existe para la herramienta del otro.
La consecuencia práctica: si en tu zona casi todo el mercado de particular está en un solo portal, su herramienta puede bastarte. Si está repartido, o necesitas algo que mire todos a la vez, o pagas dos suscripciones. Lo comparamos con detalle en Kaptalo frente a idealista/tools y en Kaptalo frente a DataVenues.
Qué mirar antes de pagar nada
Estas son las preguntas que de verdad separan una herramienta de otra. La tabla de arriba resume las cuatro primeras en una nota, y cómo se ha puntuado está explicado más abajo.
¿De dónde salen los datos y cada cuánto se refrescan? Un catálogo de captación que se actualiza una vez al día llega tarde a los buenos. Los encargos de particular se los lleva quien llama el primero, no quien llama mejor.
¿Viene el teléfono, y con qué límite? Es la diferencia entre una lista bonita y poder trabajar. Muchas herramientas enseñan el anuncio y ahí te dejan; otras dan el contacto pero con un cupo mensual que se agota a mitad de mes.
¿Sabe distinguir al particular de la agencia? Es lo más difícil técnicamente y lo que más tiempo te ahorra. Si tienes que abrir cada ficha para comprobar si el anunciante es un profesional, la herramienta te está dando trabajo en vez de quitártelo.
¿Detecta el mismo piso anunciado en varios sitios? Sin eso, el mismo propietario te aparece cuatro veces y lo llamas cuatro veces.
¿Qué pasa después de la llamada? Una lista de teléfonos sin sitio donde anotar qué te dijeron se convierte en una libreta en tres días.
¿Hay permanencia? Es lo que menos se mira y lo que más duele. De las siete, solo Casafari la declara, y son doce meses con renovación automática.
Dónde estamos nosotros
Kaptalo cubre la primera familia y parte de la segunda. En concreto:
- El catálogo completo de anuncios de venta de particular de España, con el teléfono del propietario en la ficha y sin tope de consultas.
- Aviso en cuanto aparece uno nuevo en las zonas que sigas.
- Llamadas desde la propia ficha, con grabación y resumen escrito, para que no haya que apuntar nada a mano.
- Informes de valoración con comparables de la zona, que es lo que se lleva a la visita cuando el propietario pide de más.
- Campañas y páginas de valoración para llegar al que todavía no ha publicado.
- Vendidas: qué salió del mercado de verdad y a qué precio, que no es lo mismo que qué anuncio se retiró.
Lo que hace el buscador, y lo que no, está contado en su página con capturas. Empieza en 39 € al mes con el plan anual, o 49 € mes a mes, y hay siete días de prueba sin dar la tarjeta.
Para quién no somos la opción
Esta parte es la que hace que el resto del artículo valga algo:
Si lo que necesitas es un CRM completo. No llevamos escrituras, ni firma digital, ni gestión de alquileres, ni cruce automático de demandas de comprador. Si tu cuello de botella es la gestión y no la captación, mira Inmovilla o Witei antes que a nosotros.
Si trabajas obra nueva o promoción. El catálogo es de particular que vende su vivienda. En obra nueva no vas a encontrar nada útil.
Si captas solo por recomendación y tienes la agenda llena. Si los encargos te llegan por boca a boca y no te falta trabajo, ninguna herramienta de captación te va a cambiar la vida. Gástate el dinero en otra cosa.
Si buscas datos de inversión o trabajas fuera de España. Analítica de carteras, valoración masiva para fondos, informes de mercado para banca, otros países: eso lo hacen plataformas como Casafari, no nosotros.
Cómo elegir en dos minutos
| Tu problema | Lo que necesitas |
|---|
| Se me pasan visitas y no sé qué llevo | Un CRM de gestión |
| Tengo cartera pero se me está agotando | Una herramienta de captación sobre mercado publicado |
| Quiero llegar antes de que publiquen | Campañas y página de valoración propia |
| No sé si el mercado de mi zona da para vivir | Datos de mercado: cuánto se vende, a qué precio y en cuánto tiempo |
Si ya dudas entre dos
Cuando la lista se queda en dos nombres, sirve más una comparación cara a cara que otra vuelta a la tabla. Estas son las que tenemos, con los mismos criterios y un apartado en cada una sobre cuándo elegir a la otra:
- Kaptalo frente a Betipo: la más barata de las que publican precio y la única con campañas de Meta dentro, frente al retraso de un día que ella misma declara.
- Kaptalo frente a Casafari: datos de mercado en más de veinte países frente a llamar esta tarde a un propietario de tu zona.
- Kaptalo frente a ClickExplora: las dos prometen el teléfono; lo que cambia es todo lo que viene después de la llamada.
- Kaptalo frente a DataVenues: el dato cruzado con el Catastro de un grupo de portales frente al mercado entero.
- Kaptalo frente a idealista/tools: el propietario que aún no ha publicado frente al que ya lo ha hecho.
- Kaptalo frente a Lystos: las dos avisan en cuanto aparece el anuncio; lo que cambia es lo que cuesta cada licencia y cómo se empieza.
- Kaptalo frente a Betterplace: captar y valorar, con la alerta de particulares por correo cada día, frente a captar y llamar con el aviso al momento.
- Kaptalo frente a Mobilia: un CRM inmobiliario completo con la prospección dentro frente a una herramienta de captación que llega hasta el encargo.
Y un consejo que no nos beneficia: prueba antes de firmar nada anual. Casi todas ofrecen prueba o demo. En una semana con datos de tu zona se ve enseguida si hay volumen suficiente para que salga a cuenta; si no lo hay, ninguna función de la lista lo arregla.
