Cómo captar propiedades para vender: 15 consejos de oficio

Para captar propiedades para vender hay que llegar el primero al propietario que acaba de decidir vender, pedirle una valoración en lugar del encargo, presentarte en su casa con comparables que expliquen el precio y volver con algo nuevo cada vez que su situación cambia. En paralelo se siembran los canales que hacen que te busque quien todavía no vende: antiguos clientes, administradores de fincas, la ficha de Google y una web de valoración. Quien capta todos los meses suele hacer eso mismo cada semana, en una zona pequeña y con una hoja donde apunta qué le dijo cada propietario y cuándo vuelve.

Abajo van quince consejos ordenados por el momento del trabajo en que se aplican, y después un plan para quien empieza de cero y los errores que más encargos cuestan. El repaso de canales uno por uno, con su coste y su plazo, está en la guía de captación inmobiliaria y aquí no se repite.

La escribe Kaptalo, que hace software de captación inmobiliaria para los dos caminos: ir a por quien ya vende y hacer que te encuentre quien aún no. Los quince consejos se pueden aplicar con un teléfono, una libreta y una hoja de cálculo. Donde una herramienta ahorra horas de verdad lo decimos, y en ningún otro sitio.

Antes de descolgar: la zona y la hoja

1. Elige una zona que puedas andar y cuéntala antes de quedártela

La zona buena es la que recorres a pie en una mañana y en la que ya tienes algo: una venta, la oficina, un vecino que te conoce. En Madrid puede ser el barrio de Trafalgar, en Chamberí; en Valladolid, Delicias. Antes de quedártela, pasa un mes contando cuántos anuncios nuevos entran, cuántos son de particular y cuántos desaparecen.

Ese recuento te dice, antes de gastar seis meses, si la zona da para lo que necesitas. Un ejemplo con números inventados: quieres dos encargos al mes, firmas uno de cada cinco pisos que valoras y sacas una valoración de cada cinco conversaciones. Te hacen falta unas 50 conversaciones al mes. Si en tu zona entran quince anuncios de particular al mes, no llegas ni hablando dos veces con cada uno: o la amplías o le sumas un canal que no dependa de los anuncios. En el conjunto de España, alrededor del 8 % de lo anunciado lo publica un particular, pero por provincias va del 3 % de Alicante al 52,6 % de Soria, según el Observatorio de Kaptalo; en tu barrio puede ser bastante más o bastante menos.

Mañana, dibuja la zona en un mapa con límites de calle. Cómo elegirla con datos del INE está en la guía de farming inmobiliario, y la cuenta completa, en la calculadora del plan de captación.

2. Apunta cada conversación y mide eso, no los encargos

Una fila por propietario, en una hoja o en un tablero: fecha, por dónde llegó, qué te dijo, cuándo vuelves y en qué acabó. Y un número que miras cada viernes: las conversaciones reales de la semana, una por propietario, no las llamadas marcadas.

Los encargos son pocos, llegan tarde y bailan demasiado para corregir nada con ellos. Las conversaciones dependen casi solo de ti y se ven en el momento. Si en cuatro semanas sumas 40 conversaciones y ningún encargo, de momento te falta tiempo; si sumas 9, te falta trabajo, y lo sabes un mes antes.

Crea la hoja con esas cinco columnas y pon una alarma el viernes a la una para contar.

La primera llamada

3. Mira lo nuevo cada mañana y llama ese mismo día

Veinte minutos cada mañana para repasar los anuncios que han entrado en tu zona desde ayer, ordenados por fecha, y las llamadas hechas antes de comer. Los lunes, algo más, porque mucho particular publica el fin de semana.

El día que publica, el propietario descuelga con curiosidad porque puedes ser un comprador. Unos días después ha recibido la tanda de llamadas de todas las agencias de su zona y tiene preparada la frase para colgar. Quien repasa una vez a la semana llega siempre después de esa tanda.

La parte lenta es buscar: varios portales, el mismo piso repetido en tres, agencias que publican como si fueran el dueño. Esa parte la hace el buscador de Kaptalo, que junta los anuncios de particular y aparta los de agencia; llamar sigue siendo cosa tuya. Dónde publica cada tipo de propietario está en la guía para captar pisos de particulares.

4. Llama por su piso, con tres datos de su calle delante

Antes de marcar, apunta cuánto lleva su anuncio y si ha bajado, qué más hay en venta en su calle y a cuánto, y qué ha desaparecido cerca en los últimos meses. La llamada empieza por su piso; tu agencia, después.

El propietario reconoce una llamada de agencia en los primeros segundos. Lo que no ha oído diez veces es a alguien que conoce su calle. Un ejemplo, después de decir tu nombre y tu agencia: «Le llamo por su piso de la calle Trafalgar. Este mes han salido dos parecidos en la misma calle, uno bastante más barato, y quería contarle cómo van antes de que le empiecen a llegar visitas».

Añade a la hoja una columna «lo que sé de su calle» y no llames con ella vacía. Los guiones completos están en el guion de llamada de captación.

5. Pide la valoración, no la exclusiva

La primera llamada termina con una cita para ver el piso y entregarle una valoración, con dos huecos concretos para elegir. La exclusiva no se nombra.

Pedirle la exclusiva a alguien con quien hablas por primera vez es pedirle un compromiso de meses a un desconocido. La valoración le pide cuarenta minutos y le da lo que quiere desde que puso el precio a ojo: saber si se ha pasado. Y te sienta en su salón, que es donde se firma.

Escribe tu cierre y ensáyalo: «¿Le viene mejor el martes a las seis o el jueves a mediodía? Veo el piso y luego le llevo un informe con lo que se ha vendido en su zona. Si después no quiere trabajar conmigo, el informe se lo queda». Cuándo se plantea luego la exclusiva está en la guía para captar inmuebles en exclusiva.

6. Antes de colgar, pide permiso para escribirle

Si la llamada acaba en cita, pregunta: «¿Le parece bien que le mande la hora por WhatsApp, para que tenga mi nombre?». Apunta que dijo que sí y la fecha.

La llamada a quien anuncia su piso puede apoyarse en el interés legítimo. El mensaje escrito, no: el artículo 21.1 de la LSSI exige que el destinatario lo haya pedido o autorizado antes, y los WhatsApp comerciales en frío son lo que la AEPD viene sancionando. Con el permiso apuntado tienes, además, un canal para el seguimiento.

Añade la columna: permiso para escribir, sí o no, y fecha. Cómo pedirlo sin que suene a formulario está en la guía de captar inmuebles por WhatsApp.

La visita de valoración

7. Averigua por qué vende, para cuándo y quién firma

Los primeros quince minutos de la visita son para preguntar: por qué vende, qué fecha le importa de verdad y quién más decide. La fecha casi nunca es «cuanto antes». Es la entrega del piso nuevo, el colegio de septiembre o el plazo de un impuesto.

El precio que acepta depende de su plazo, y el plan que le propongas también. Y la pregunta de quién firma es la que más encargos salva: si el piso es de tres hermanos que lo han heredado o de una pareja que se separa, para venderlo hacen falta todos los dueños, y un encargo firmado solo por el que te abrió la puerta vale muy poco.

Un caso típico: en una herencia de tres hermanos en Delicias, el que enseña el piso vive cerca y el que decide vive en Barcelona. Pide que esté en la segunda cita, aunque sea por videollamada, y pregunta quién figura en la escritura antes de hablar de precio.

8. Lleva comparables que se vendieron y que no se vendieron

El informe de valoración enseña tres grupos de pisos de su zona: los que se vendieron, con su último precio anunciado y cuánto tardaron; los que siguen en venta, con cuánto llevan; y los que se retiraron sin venderse.

El propietario solo ha visto lo que está en venta, y se compara con lo más caro. Lo que le hace cambiar de idea es ver qué les pasa a los pisos que salen a su precio. Así queda una hoja de ejemplo, con números inventados, para un piso de 85 m² en Delicias:

Para tu próxima valoración, busca al menos dos pisos de cada grupo. Distinguir si un anuncio desapareció porque se vendió o porque el dueño se cansó es la parte difícil, y la explica la guía para saber si un piso se ha vendido. A mano, este informe se come una tarde por piso; las valoraciones de Kaptalo lo preparan con los comparables de la zona y la tarde la pasas con el propietario.

9. Di el precio que crees, aunque te cueste el encargo

Da un rango que puedas defender con los comparables y di en voz alta qué pasa si sale por encima. Si insiste en un precio que no se va a vender, firma con una fecha de revisión por escrito, o déjalo pasar.

Un encargo a precio imposible ocupa meses de fotos y visitas que no llegan, y al final el propietario culpa a quien le dio la cifra. La agencia que se lo quita a otra prometiéndole más lo pierde seis meses después, con el piso ya quemado en los portales. La que le dijo la verdad suele ser a la que llama cuando acepta bajar.

Con la hoja de arriba, la frase sería: «Con lo que se ha vendido en su calle, lo veo entre 125.000 y 135.000 euros. Si quiere salir a 150.000 lo intentamos, pero pongamos por escrito que a las seis semanas, si no hay visitas, lo revisamos juntos».

Después del primer no

10. Vuelve a los 7, 30 y 90 días, cada vez con algo nuevo

Cuando una valoración no acaba en firma, o una llamada acaba en «ahora no», sal con tres fechas puestas: a los 7, a los 30 y a los 90 días. Cada vuelta lleva algo que él no sabe: un piso de su calle que ha bajado, uno que se ha vendido, la valoración puesta al día.

Un propietario cambia de idea cuando le pasan cosas: las visitas que no llegan, el vecino que rebaja. Insistir no acelera nada. Si vuelves con una novedad, la llamada le sirve; con un «¿cómo lo lleva?», molesta. Lo de 7, 30 y 90 es una pauta de oficio, no un dato medido: la primera semana de dudas, el primer mes de visitas y el trimestre, cuando ya tiene motivos para replantearse el precio. Pon la fecha del «ahora no» y el calendario sale solo:

Busca hoy las valoraciones de los últimos tres meses que no firmaron y ponles fecha. Sin permiso para escribirle, las tres vueltas son llamadas.

11. Vuelve cuando su anuncio cambia

Vigila los anuncios de los propietarios con los que ya has hablado: una bajada de precio, un anuncio que cumple tres meses, uno que desaparece y vuelve con otra foto, el encargo de otra agencia que vence. Cada cambio es una llamada distinta, y todas son mejores que la primera.

Después de la primera bajada, el propietario ha aceptado que el mercado no le daba la razón, justo el paso que tú no podías darle desde fuera. El que retira el anuncio tras meses sin vender, o al que se le acaba el encargo con otra agencia, escucha como no escuchaba el primer día.

Añade la columna «precio la última vez que lo miré» y revísala los viernes. Ejemplo: el piso de la calle Embajadores, en Lavapiés, que en junio pedía 289.000 euros y hoy aparece a 269.000; esa llamada empieza por la bajada. Cómo seguir el historial de precios de un piso y saber cuánto tiempo lleva en venta de verdad tiene guía propia.

Que te busque el que aún no vende

Estos cuatro no dan encargos este mes, pero hacen que dentro de un año parte de ellos llegue sin que hayas llamado. Por eso se empiezan ya.

12. Pide referidos en la firma y vuelve a tus clientes una vez al año

Pide el referido cuando el cliente está más agradecido, en la notaría o al entregar las llaves, y con una pregunta concreta: «¿Hay alguien en su edificio o en su familia que se esté pensando vender?». Y una vez al año, llama a cada cliente antiguo para contarle lo que vale hoy su casa.

Quien vendió contigo conoce a propietarios de su edad y de su zona, y el que te compró hace seis años es un vendedor futuro. La llamada con cuánto ha subido su piso es de las pocas llamadas comerciales que la gente agradece.

Haz la lista de tus operaciones de los últimos cinco años con la fecha de firma y llama este mes a los que cumplen aniversario. Si les escribes por correo o WhatsApp, la excepción del artículo 21.2 de la LSSI puede cubrir a quienes fueron tus clientes, para servicios parecidos y ofreciendo la baja en cada mensaje. Si dudas de tu caso, llama.

13. Hazte útil para administradores de fincas y despachos de herencias

Visita a los administradores de fincas de tu zona y a los despachos que tramitan herencias, con algo que les sirva: los precios recientes de sus calles y tu disponibilidad para valorar en pocos días cuando unos herederos lo necesiten.

Los dos ven el motivo de venta antes que el anuncio. El administrador sabe qué piso lleva vacío desde enero y qué derrama va a empujar a vender. El despacho ve a hermanos con un piso que ninguno quiere y con plazos encima: con carácter general, el Impuesto de Sucesiones se presenta en seis meses desde el fallecimiento, prorrogables otros seis si se piden a tiempo, y la plusvalía municipal tiene seis meses, prorrogables hasta un año. Para decidir si venden, necesitan saber cuánto vale el piso.

Haz la lista de cinco administradores y dos despachos de tu zona, y empieza por carta en papel y luego en persona: el correo comercial en frío también choca con la LSSI aunque el destinatario sea una empresa. Hay dos cartas para copiar en el apartado de administradores de fincas y herencias de la guía de captación.

14. Trata la ficha de Google como el escaparate de tu calle

El propietario que recibe tu carta te busca en Google antes de llamarte, y lo que encuentra es tu Perfil de Empresa: categoría, dirección real, horario, fotos de pisos que has llevado en la zona y reseñas. Pide una reseña en cada firma, con el enlace directo, y contesta a todas, también a las malas.

Google explica que ordena los resultados locales por relevancia, distancia y prominencia, y que en la prominencia cuentan el número de reseñas y la valoración. Una ficha con tres reseñas de 2019 aparece poco y no da confianza. El cartel con tu nombre en cada piso que llevas es la otra mitad del escaparate, colgado en la calle donde vive el siguiente vendedor.

Genera desde tu perfil el enlace para pedir reseñas y guárdalo en el móvil. Y nunca pagues ni hagas descuentos a cambio de una reseña, ni se la pidas solo a los clientes contentos: las dos van contra las políticas de contenido de Google, que puede retirar esas reseñas.

15. Pon una web de valoración y llama el mismo día a quien la use

Una página con tu marca donde el propietario calcula cuánto vale su casa y deja sus datos. El formulario informa de quién trata esos datos y para qué, y pide en una casilla aparte permiso para escribirle. Quien la rellena recibe tu llamada ese mismo día.

El que se está pensando vender empieza buscando cuánto vale su piso, mucho antes de llamar a nadie, y si llega a tu página el contacto lo empieza él. Se enfría rápido: pidió una cifra y no un agente, y al día siguiente quizá ya ha probado otras dos webs.

Mira cuánto tardaste en llamar a los últimos diez que rellenaron la tuya. Si la solicitud entra un martes a las 21:40, la llamada del miércoles a las diez empieza por su piso y dos comparables de su calle, no por «¿quiere que le hagamos una valoración?», que ya la pidió. El formulario, la información del artículo 13 del RGPD y la casilla del permiso están en el apartado de valoración online y web de captación.

Si empiezas de cero: cómo captar propiedades siendo asesor principiante

Mercado hay: en 2025 los registros inscribieron 714.237 compraventas de viviendas, un 11,5 % más que el año anterior, según el INE. Al que empieza le falta que alguien le conozca y ventas propias que enseñar. Este es el orden para los primeros noventa días.

1. La primera semana, elige zona y abre la hoja (consejos 1 y 2), date de alta para consultar la Lista Robinson y consigue un número fijo o una centralita: desde el 7 de junio de 2025, la Orden TDF/149/2025 prohíbe las llamadas comerciales no solicitadas desde numeración móvil. El resto del encaje legal está en la guía sobre si es legal llamar a un particular que vende su piso.
2. De la segunda a la sexta semana, los consejos 3 a 6 cada día laborable, aunque sean diez llamadas, y una mañana a la semana de zona a pie: carteles de balcón, porterías, comercios.
3. Avisa a tu círculo una vez y con una petición concreta: «Si alguien de tu edificio o de tu familia se plantea vender, le hago la valoración sin compromiso». El «si sabes de alguien, me dices» no lo recuerda nadie.
4. De la sexta a la duodécima, las primeras valoraciones. Sin ventas propias, enseña las de la zona: la hoja de comparables te hace de currículum.
5. Desde el tercer mes, añade un canal lento (consejos 12 a 15). El más barato para empezar es la ficha de Google.

Una opinión que no comparte todo el sector: al principio, un encargo sin exclusiva a buen precio vale más que una exclusiva a precio imposible. El primero se vende y te deja el cartel, la primera reseña y un cliente que te recomienda; el segundo te tiene seis meses enseñando un piso que no sale.

Para una inmobiliaria: los mismos consejos con más gente

Para captar inmuebles para una inmobiliaria con varios agentes valen los quince, con tres ajustes. El reparto se hace por zona y no por listas: la zona acumula, y una lista acaba con dos compañeros llamando al mismo propietario la misma semana. La hoja es común, con quién habló con cada propietario y cuándo toca volver; la hoja de cálculo deja de bastar el día que alguien se va de vacaciones. Y la reunión del lunes mira conversaciones por agente, porque en un equipo de cuatro un ranking semanal de encargos es ruido.

Y quien capta un piso debería llevar al propietario hasta la firma: firma con una persona, y pasárselo a otro tras la valoración tira la confianza ganada. La rutina en equipo está en la guía de prospección inmobiliaria.

Los errores que más encargos cuestan

Ninguno se nota el día que se comete. Se pagan semanas después, con un encargo que no llega o que llega y no se vende.

• Valorar alto para quitarle el piso a otra agencia: te quedas un encargo que no se vende y, a los seis meses, un propietario que cuenta por qué se fue.
• Pedir la exclusiva en la primera llamada. Cuelga, y pierdes la visita en la que podías ganártela.
• Llegar a la valoración sin saber quién firma. Lo haces todo bien con el hermano que vive cerca y lo tumba el que vive fuera.
• Mandar el primer WhatsApp sin permiso. Además del riesgo de sanción, te bloquea, y con él se va la llamada de cuando baje el precio.
• Llamar desde tu móvil personal, prohibido desde junio de 2025 para llamadas comerciales no solicitadas.
• No volver después del «ahora no». El que te lo dijo en marzo firma en junio con quien sí volvió.

¿Cuántos de estos haces ya?

Marca solo lo que haces de verdad, no lo que tienes intención de hacer. El recuento sirve para saber por dónde empezar, y los que te faltan llevan a su consejo.

Qué hacer el lunes

1. Antes de las diez, dibuja tu zona y abre la hoja: fecha, canal, qué dijo, cuándo vuelvo, lo que sé de su calle, permiso para escribir y último precio visto.
2. Lunes y martes, repasa lo nuevo de tu zona y llama ese mismo día a todos los particulares, cerrando con la valoración y no con la exclusiva.
3. El miércoles, busca las valoraciones de los últimos tres meses que no firmaron y ponles fecha con el calendario de 7, 30 y 90 días.
4. El jueves, prepara la hoja de comparables de tu próxima visita con los tres grupos: vendidos, en venta y retirados.
5. El viernes a la una, cuenta las conversaciones de la semana. Ese es el número que vas a mirar durante el próximo mes.
6. Antes de fin de mes, lista tus clientes de los últimos cinco años y los administradores de tu zona, y pide la primera reseña con enlace directo.