Plan de captación inmobiliaria: calculadora y plantilla

Un plan de captación inmobiliaria es la cuenta que va desde lo que quieres facturar en el año hasta el número de propietarios nuevos con los que tienes que hablar cada semana, más las decisiones que hacen posible ese número: en qué zona, por qué canales, en qué huecos del calendario y con qué indicadores vas a saber si vas bien. Se hace de atrás hacia delante y se revisa una vez al mes.

Esta guía está hecha para usarla con el calendario abierto. Tiene una calculadora para hacer la cuenta con tus números, una semana tipo para copiar al calendario, la tabla de KPIs y, al final, la plantilla del plan entero para pegar donde trabajes. La rutina diaria de llamar y volver a llamar está en la guía de prospección inmobiliaria; aquí va lo que se decide antes: cuánto, dónde, cómo se reparte el tiempo y cómo se mide.

Esto lo publica Kaptalo, un software de captación inmobiliaria que trabaja los dos lados: ir a buscar al propietario que ya vende (el censo de 250.000 anuncios de particular con su teléfono, alertas y el tablero donde se lleva a cada contactado) y hacer que te encuentre el que todavía no vende (valoraciones, web de captación y campañas). El plan de abajo se hace igual con una hoja de cálculo.

Qué es un plan de captación y por qué casi todos se quedan en «X encargos»

Pregunta en cualquier oficina por el plan de captación y lo normal es oír una cifra: «este año, cuarenta encargos». Esa cifra tiene tres problemas.

El primero es que no se puede trabajar. Nadie se levanta un martes y «capta un encargo»; lo que haces el martes es llamar, recorrer calles y volver a quien te dijo que más adelante. Si el plan no baja hasta ese nivel, el martes se llena con lo urgente.

El segundo es que el encargo llega tarde. Entre el primer contacto con un propietario y la firma pasan semanas o meses, así que en marzo sabes si enero fue bueno, cuando ya no se puede arreglar.

El tercero es que casi nunca sale de ningún sitio. Cuarenta porque el año pasado fueron treinta y cinco, o porque es un número redondo. No está atado a lo que quieres ganar ni a lo que da de sí tu zona.

Un plan de verdad tiene seis piezas, y son los apartados de esta guía: el objetivo traducido a embudo, la zona, la mezcla de canales, la semana tipo, los indicadores y la revisión mensual. Si alguna te suena a técnica concreta de captación (cómo abrir una llamada, qué decir en una puerta), eso está desarrollado en la guía completa de captación inmobiliaria, canal por canal.

Empieza por el final: del objetivo de ingresos a los contactos de la semana

La cuenta se hace hacia atrás. Partes de lo que quieres facturar y vas preguntando qué hace falta antes de cada paso:

1. Ventas: honorarios que quieres ÷ honorarios de una venta media.
2. Encargos: no todos se venden: los hay que vencen, que se retiran o que se van a otra agencia. Ventas ÷ la parte de encargos que acaba vendida.
3. Valoraciones: encargos ÷ la parte de valoraciones que termina en firma.
4. Conversaciones: valoraciones ÷ la parte de conversaciones que termina en cita.
5. Contactos nuevos: conversaciones ÷ la parte de contactos que descuelgan y hablan contigo.

Y ese último número, dividido entre las semanas que trabajas de verdad, es tu número de la semana. Pruébalo con tus cifras:

Con el ejemplo sale una cifra que se puede mirar a la cara: 17 contactos nuevos a la semana, algo más de tres al día. Es mucho menos heroico que «cuarenta encargos» y bastante más útil, porque el lunes por la mañana sabes si lo estás cumpliendo.

Dos cosas que la calculadora enseña en cuanto tocas las casillas.

La primera: el paso que más pesa es el de los encargos que acaban vendidos. Si captas pisos por encima de mercado para tener cartera, esa tasa baja y todo el embudo de arriba se hincha. Captar a buen precio multiplica hacia arriba, y por eso la exclusiva y la conversación del precio son parte del plan y no un asunto aparte.

La segunda: las tasas de ejemplo no son las tuyas. No hay una fuente seria que publique tasas medias de conversión en captación inmobiliaria en España, y desconfía de quien te dé una. Las tuyas salen de apuntar cuatro semanas: cuántos contactos, cuántas conversaciones, cuántas citas. Mientras tanto, usa el ejemplo y corrígelo en la primera revisión.

¿Cuántas captaciones al mes hacen falta de verdad?

Con los números del ejemplo, 20 encargos al año: 1,7 al mes. Con un piso medio de 300.000 euros y el mismo objetivo, 7 ventas y 12 encargos, uno al mes. Con pisos de 120.000 euros, 17 ventas y 29 encargos, casi dos y medio. Son cuentas y no estándares, y por eso la cifra de encargos que circula por las formaciones («un buen agente capta X al mes») no sirve fuera de la zona de quien la dijo.

Lo que sí sirve es pasar la cifra mensual a algo que ocurra cada semana. Dos encargos al mes no se sienten ni se corrigen semana a semana; diecisiete contactos nuevos, sí.

Si trabajas en una agencia, haz la cuenta por agente y súmala, no al revés. Un objetivo de agencia repartido a partes iguales ignora que cada uno trabaja una zona distinta, con precios y rotación distintos.

Elegir la zona: tamaño, rotación y competencia

El embudo te dice cuántas ventas necesitas. La zona te dice si caben.

Aquí hay un dato público que casi nadie usa. En 2025 se inscribieron en España 714.237 compraventas de vivienda según la Estadística de Transmisiones de Derechos de la Propiedad del INE, y el Censo de 2021 contó 26,6 millones de viviendas. Dividido, unas 2,7 de cada 100 viviendas cambian de manos al año. Es una media nacional que mezcla obra nueva, segunda mano, capitales y pueblos, así que tu barrio puede estar en la mitad o en el doble. Para el orden de magnitud basta:

Si tu zona tiene 2.000 viviendas y tu plan pide 12 ventas, tendrías que quedarte con una de cada cuatro operaciones del barrio, incluidas las que hace el propietario solo y las que se cierran entre conocidos. Eso no lo consigue nadie el primer año. O amplías la zona, o bajas el objetivo, o subes el precio medio yendo a otro tipo de vivienda. Lo que no vale es dejar la cuenta sin cuadrar y esperar que salga.

Con el tamaño resuelto, quedan tres preguntas:

• La rotación. Un barrio de propietarios mayores que llevan cuarenta años en su piso rota menos que uno de primeras viviendas de parejas jóvenes. Los datos de la ETDP vienen por provincia y comunidad, y el observatorio de Kaptalo enseña, provincia a provincia, qué parte de la oferta publica un particular sin agencia.
• La competencia. Cuenta las agencias con escaparate o carteles en la zona; te dice qué ha oído ya el propietario antes de que llames tú.
• Lo que ya tienes dentro. Una venta hecha, un cliente contento, una portería que te conoce. Empezar donde nadie te ha visto nunca cuesta meses de más.

Una vez elegida, se escribe en el plan con límites concretos (calles, no «el centro») y con una fecha antes de la cual no se cambia. Seis meses es un buen mínimo: la zona acumula, y cambiar a los dos meses es empezar de cero con otro nombre.

La mezcla de canales según tu perfil

Con el número de la semana y la zona decididos, falta repartir el tiempo. Los canales de captación son los de siempre, y cada uno tiene su guía: llamar a los anuncios de particular, volver a los contactos anteriores, la puerta fría y el trabajo de calle, la red de referidos y lo que entra solo por la web o por campañas. El detalle de cada técnica está en la guía de captación inmobiliaria y los hábitos que hacen que funcionen, en cómo captar propiedades; aquí solo se decide cuánto tiempo se lleva cada uno.

Algunas razones detrás del reparto:

• El agente solo pone casi la mitad en anuncios de particular porque es el canal con el retorno más rápido y el que no necesita presupuesto. Las campañas pagadas, a su escala, suelen ser dinero que no se puede medir: con dos o tres encargos al trimestre no hay forma de saber si el anuncio funcionó.
• La agencia puede pagar campañas y web porque las lleva una persona para todos y el coste se reparte entre varios agentes.
• La red tiene marca, y la marca atrae más entrantes y más referidos; por eso esos canales ganan peso frente a la calle.
• El seguimiento se queda en una cuarta parte en los tres casos. Es el canal que más se abandona y el que más encargos da, porque el propietario rara vez firma en el primer contacto.

Una nota legal que afecta al reparto: llamar a un particular por el piso que él mismo anuncia se puede amparar en el interés legítimo del artículo 6.1.f del RGPD, respetando la Lista Robinson y su derecho de oposición. Escribirle en frío por WhatsApp, SMS o correo es otra cosa: el artículo 21.1 de la LSSI exige consentimiento previo para las comunicaciones comerciales por medios electrónicos, y es lo que sanciona la AEPD. Está explicado en si es legal llamar a un particular que vende su piso y, para el mensaje escrito, en captar inmuebles por WhatsApp. En el plan, el primer contacto con quien no te conoce va por teléfono o en persona.

La plantilla de semana tipo

El reparto en porcentajes no se puede meter en un calendario. Lo que se mete son bloques: día, hora, duración y qué se hace. Esta es la semana de un agente solo con unas ocho horas y media dedicadas a captar:

Cómo está pensada:

• Los contactos nuevos van en tres bloques de una hora. Tres horas seguidas al teléfono no las aguanta nadie una semana tras otra; tres de una hora, sí. El del lunes va a mediodía y no a primera hora: recoge lo que se publicó el fin de semana y pilla al particular con la mañana ya encarrilada.
• El seguimiento tiene su propio bloque y su propia hora. Mezclado con los contactos nuevos, siempre pierde: lo nuevo es más estimulante.
• La zona a pie va en un bloque de dos horas a media mañana, cuando están abiertas porterías y comercios y cuando se ven los carteles con luz.
• Hay un hueco reservado para valoraciones. Si no está, las citas que salen de las llamadas se meten en los bloques de llamar y la semana siguiente no hay contactos nuevos.
• Medir cuesta cuarenta y cinco minutos a la semana, entre el lunes y el viernes. Sin eso no hay revisión mensual.

Las horas concretas son lo de menos. Pon las tuyas mirando tu calendario de las últimas cuatro semanas: el tramo que sobrevivió intacto la mayoría de los días es el bueno, aunque sea el martes a las 12:15. La guía de prospección inmobiliaria explica por qué el bloque se mueve y no se cancela cuando algo lo pisa.

Qué medir cada semana y cada mes: los KPIs de captación

Un plan sin números de control es un propósito de Año Nuevo. Pero medir de más es igual de malo: si te obligas a mirar doce indicadores cada viernes, a la tercera semana no miras ninguno.

La regla que ordena la tabla es la frecuencia. Cada semana se mira solo lo que depende de ti: si hablaste con los propietarios nuevos que tocaban y si volviste a los que tenías apuntados. Cada mes, las tasas de paso, porque con quince o veinte conversaciones al mes un porcentaje semanal salta de un lado a otro sin decir nada. Y cada trimestre, lo que depende del mercado o necesita volumen: cuántos encargos se venden y cuánto cuesta cada encargo de pago.

Los encargos firmados no aparecen como indicador semanal a propósito, y es coherente con lo que dice la guía de prospección: son pocos, llegan tarde y varían demasiado para usarlos de termómetro. Una semana con cero encargos y diecisiete contactos es una semana buena.

Para apuntarlo basta una hoja con una fila por propietario y columnas para la fecha, el canal, en qué quedó y cuándo toca volver. Los cuatro números de la semana salen de contar filas. El tablero de captación de Kaptalo hace eso mismo con cada propietario contactado, con su historial y su fecha de vuelta; si sois dos, una hoja compartida también sirve.

La revisión mensual: qué mirar y qué tocar

Una vez al mes, con fecha fija en el calendario y media hora de reloj. El orden importa:

1. ¿Se hicieron los contactos? Suma las cuatro semanas. Si te quedaste por debajo del número, lo demás da igual: el plan no se ha ejecutado y no hay nada que corregir en las tasas. Lo que toca es mirar qué bloques se cayeron y por qué, y moverlos a un hueco que aguante.
2. ¿Qué paso del embudo va peor? Compara tus tasas del mes con las del mes anterior, no con un ideal. Si cae la conversación, el problema está en a quién y a qué hora llamas. Si cae la valoración, en lo que dices, y eso es guion de llamada. Si cae el encargo, en la visita, el informe o el precio.
3. Un solo cambio. Elige el paso que peor va y prueba una cosa durante el mes siguiente. Si cambias tres, no sabrás cuál funcionó.
4. ¿Qué pasó con el cambio del mes pasado? Se queda, se descarta o se le da otro mes si hubo pocos casos.
5. Recalcula el número de la semana con tus tasas reales. Si tras tres meses el número que te sale no cabe en tu semana, el plan no cierra: baja el objetivo, sube el precio medio o cambia de zona. Es la única situación en la que se toca la zona antes de los seis meses.

Cada tres meses, además, se mira la columna trimestral: qué parte de los encargos se ha vendido y cuánto cuestan los canales de pago. Es la revisión donde se decide si la mezcla de canales se mueve.

La plantilla del plan de captación, para copiar

Todo lo anterior en una página. Cópiala, rellénala con los números de la calculadora y déjala donde la veas desde la mesa:

# Plan de captación · [tu nombre o agencia] · [trimestre]

## 1. Objetivo
- Honorarios que quiero facturar este año: ______ €
- Precio medio de venta en mi zona: ______ €
- Honorarios por venta: ___ %  →  ______ € por venta
- Ventas que necesito: ___   Encargos que necesito: ___

## 2. Mi embudo (tasas medidas en mis últimas 4 semanas)
| Paso                         | Mi tasa | Al año | A la semana |
|------------------------------|---------|--------|-------------|
| Contacto → conversación      |   __ %  |        |             |
| Conversación → valoración    |   __ %  |        |             |
| Valoración → encargo         |   __ %  |        |             |
| Encargos que acaban vendidos |   __ %  |        |             |

Mi número de la semana: ___ contactos nuevos

## 3. Zona
- Límites (calles o barrios): __________________
- Viviendas aproximadas: ______  Ventas al año estimadas: ______
- Parte de esas ventas que tendría que captar: 1 de cada ___
- Agencias que trabajan la zona: ___
- Qué tengo ya dentro (ventas, clientes, contactos): __________
- No cambio de zona antes de: [fecha + 6 meses]

## 4. Mezcla de canales (% de mi tiempo de captación)
| Canal                        | % |
|------------------------------|---|
| Anuncios de particular       |   |
| Seguimiento                  |   |
| Zona a pie                   |   |
| Red y referidos              |   |
| Entrantes (web, formularios) |   |
| Campañas pagadas             |   |

## 5. Semana tipo (bloques fijos en el calendario)
| Día       | Hora | Duración | Bloque |
|-----------|------|----------|--------|
| Lunes     |      |          |        |
| Martes    |      |          |        |
| Miércoles |      |          |        |
| Jueves    |      |          |        |
| Viernes   |      |          |        |

## 6. Lo que mido
- Cada semana: contactos nuevos · seguimientos al día
- Cada mes: tasa de conversación · de valoración · de encargo · % en exclusiva
- Cada trimestre: encargos vendidos · coste por encargo de cada canal pagado

## 7. Revisión mensual
- Fecha fija: el primer ___ de cada mes, ___ minutos
- Paso del embudo que peor va: __________
- El único cambio que pruebo este mes: __________
- Resultado del cambio del mes pasado: __________

Una vez rellena, te deja por escrito la cuenta que une lo que quieres ganar con lo que haces el martes, y una fecha al mes para comprobar si cuadra.

Qué hacer esta semana

1. Haz la cuenta en la calculadora con tu objetivo y el precio medio de tu zona. Apunta el número de la semana.
2. Dibuja la zona en un mapa, cuenta las viviendas aproximadas y comprueba en la tabla de la zona qué parte de las ventas tendrías que captar. Si sale más de una de cada cinco, amplíala o revisa el objetivo.
3. Pon en el calendario los bloques de la semana tipo, con tus horas, como citas que ocupan el hueco.
4. Abre una hoja con una fila por propietario y empieza a apuntar desde hoy. En cuatro semanas tendrás tus propias tasas y podrás sustituir las de ejemplo.
5. Pon la primera revisión mensual en el calendario, con fecha y hora, antes de cerrar esta página.