Cómo captar inmuebles más rápido: dónde se pierden los días

Para captar inmuebles más rápido no hace falta llamar a más propietarios: hay que quitar los días muertos que quedan entre una etapa y la siguiente. Enterarte el mismo día que el propietario publica, cerrar la visita en la primera llamada, devolverle la valoración en 24 o 48 horas y no salir de ninguna cita sin la fecha de la siguiente. Casi todo el tiempo que tarda una captación se va en esos huecos, y muy poco en el trabajo de cada paso.

Esta guía le pone un cronómetro a una captación, desde el día en que el propietario decide vender o publica su anuncio hasta el día en que firma la nota de encargo, y la recorre etapa por etapa: dónde se pierden los días en cada una, cómo se recortan, qué documentos conviene pedir pronto para que nada se pare después y en qué casos ir deprisa te hace perder el encargo. Si lo que buscas es firmar más encargos al mes, que es otro problema, lo tienes en la guía de cómo captar propiedades.

La escribe Kaptalo, que hace software de captación inmobiliaria. Casi todos los días que se recortan aquí se recortan con agenda y oficio; una herramienta solo acorta dos etapas, la de enterarte y la de preparar el informe, y lo decimos donde toca.

Captar más rápido y captar más son dos problemas distintos

Captar más es una cuestión de volumen: cuántos encargos firmas al mes. Se mueve con más contactos, mejores canales y una zona bien elegida, y está desarrollado en la guía de captación inmobiliaria. Captar más rápido es una cuestión de velocidad por encargo: cuántos días pasan desde que un propietario está disponible hasta que firma contigo. Se mueve quitando esperas, con los mismos contactos de siempre.

Se confunden porque ir más rápido acaba dando más encargos con los mismos contactos: muchos de los que se escapan se escapan por llegar tarde a algún paso. Un propietario que ha decidido vender no te espera. Mientras tú tardas, le llaman otras agencias, alguna pasa a ver el piso y otra le deja una valoración por escrito. Y el propio propietario cambia: el que quería vender antes del verano se cansa de recibir llamadas, se lo piensa mejor o decide probar solo un mes más.

Hay un coste que se ve menos. Una captación que se alarga te cuesta más horas, porque cada vez que se enfría hay que volver a empezar: recordarle quién eras, repetir lo que ya le explicaste, perseguir una respuesta que nadie fechó.

Conviene llevar dos números por encargo: los días desde que te enteras hasta que firma, y los días que llevaba el propietario en el mercado cuando te enteraste. El segundo dice cuánta ventaja les das a los demás antes de empezar.

Cuánto se tarda en captar un inmueble

Nadie lo mide en público. Notarios, registradores y el INE cuentan compraventas, no encargos, y las cifras que circulan por los blogs del sector no citan ninguna fuente. De oficio, con un particular que ya vende, el camino de la primera llamada a la firma cabe en una o dos semanas cuando cada paso se encadena con el siguiente, y se va a un mes o más cuando entre paso y paso queda un hueco sin fecha. Esa diferencia casi nunca está en el propietario.

Para verlo hay que partir la captación en etapas y contar los días de cada una. Son siete:

1. Enterarte: del día en que publica, o decide vender, al día en que lo sabes tú.
2. Primer contacto: de saberlo a hablar con él de verdad.
3. Conseguir la visita: de esa conversación a tener día y hora.
4. La visita: de tener la cita a estar dentro del piso.
5. El informe: de la visita a entregarle la valoración.
6. La decisión: de la entrega a que te dice que sí.
7. La firma: del sí a la nota de encargo firmada.

Pon en el cronómetro los días de tus últimas captaciones. Viene cargado con un ejemplo inventado de captación lenta, y el botón de al lado carga la misma captación hecha deprisa.

Hazlo con fechas reales, sacadas de la agenda, del registro de llamadas y de los mensajes, y con cinco encargos por lo menos, incluidos dos o tres que se te escaparon. De memoria todo el mundo recuerda la captación más rápida de lo que fue, y lo que se olvida son justo los huecos. Mira sobre todo si la etapa que sale es la que tenías en la cabeza. Se suele culpar a la decisión del propietario («se lo piensa mucho»), y conviene comprobar si el tiempo no se fue antes, entre la visita y el informe.

Los días que pesan son los que no tienen fecha

Compara la misma captación hecha de dos maneras. Las etapas que dependen del trabajo duran parecido en las dos; lo que cambia es cuántos días pasan sin que ninguno de los dos sepa cuál es el paso siguiente.

Esos días sin fecha son los que se recortan. La visita que se deja en «le llamo la semana que viene», el informe que «le mando en unos días», la respuesta que «ya me dirás». Ninguno parece grave en el momento, y sumados son la mayor parte de la captación. Lo que sigue va etapa por etapa con lo que se hace para que no aparezcan.

Antes de la visita: enterarte, llamar y quedar

Enterarte el mismo día que publica

El reloj del propietario empieza cuando publica el anuncio, y el tuyo cuando te enteras. Todo lo que pase entre los dos es ventaja para las demás agencias. Si repasas los portales dos veces por semana, hay anuncios que verás con tres o cuatro días de retraso, y para entonces ya ha recibido sus primeras llamadas.

Ojo con la fecha que enseñan los portales, porque muchas veces es la de la última actualización: un anuncio que parece nuevo puede llevar meses colgado. Cómo acercarte a la fecha real está en la guía sobre cuánto tiempo lleva un piso en venta.

A mano, esta etapa se recorta con una vuelta fija cada mañana por lo nuevo de tu zona, ordenado por fecha, y nada más que lo nuevo. Con alertas no hay que ir a buscarlo: un anuncio nuevo te llega en cuanto se publica, y también cuando alguien baja el precio. Es lo que hacen las alertas de Kaptalo, por Telegram o WhatsApp.

Con algunos propietarios empiezas antes de que arranque el reloj: los que todavía no han publicado. El que hereda, el que se traslada, el que se separa. Si te enteras por el portero, por el administrador de la finca o por un cliente antiguo antes de que exista el anuncio, llegas el primero por definición. Esos canales tardan meses en construirse y están en la guía de captación inmobiliaria enlazada arriba.

Por qué llegar el primero cambia la conversación

El primer agente que llama a un particular encuentra a alguien con curiosidad, que acaba de poner un precio a ojo y no sabe si ha acertado. El quinto encuentra a alguien con una frase preparada para colgar. Lo sabe cualquiera que haya llamado a anuncios un mes seguido, y está contado con detalle en la guía de cómo captar pisos de particulares.

Se dice menos lo que pasa después de la llamada. El primero que entra en el piso es quien explica el mercado: qué se ha vendido en la calle, a cuánto, cuánto tardó. A partir de ahí, lo que digan los demás se compara con eso. La primera valoración por escrito hace de vara de medir de las siguientes, y es al segundo agente al que el propietario le pregunta por qué su cifra es distinta.

Llegar el primero con una llamada mala tampoco sirve. Se llega antes para tener la primera conversación tranquila, y meterle prisa la estropea. Y se llega dentro de la ley: desde un fijo, consultando la Lista Robinson, diciendo quién eres al empezar y sin mandarle un WhatsApp si no descuelga, porque el mensaje escrito en frío exige consentimiento previo según el artículo 21.1 de la LSSI. El detalle está en si es legal llamar a un particular que vende su piso.

Cerrar la visita en la primera llamada

Conseguir la visita es la etapa que más se estira sin que nadie lo note, porque la llamada acaba bien («me parece interesante, ya hablamos») y no queda nada apuntado. Una llamada de captación se cierra pidiendo veinte minutos para ver el piso, con día y hora, y con dos opciones: «¿el jueves a las siete o el viernes por la mañana?». La frase literal, y las objeciones que vienen antes, están en el guion de llamada de captación.

Para ofrecer dos huecos sin abrir la agenda, los huecos tienen que existir antes. Reserva dos bloques fijos a la semana solo para visitas de valoración, como propone la semana tipo del plan de captación inmobiliaria, y ofrece los de las 48 o 72 horas siguientes. Cuanto más lejos queda la cita, más fácil es que la cancele o que otro la ocupe antes.

Si no quiere visita, la llamada acaba igual con un paso fechado: permiso para mandarle algo y el día en que le vuelves a llamar, dicho en voz alta. «¿Le parece que le mande por WhatsApp lo que se ha vendido en su calle, y el martes le llamo para comentarlo?» Esa pregunta, con un sí, es además el permiso para escribirle.

La primera visita: lleva lo que normalmente se trae en la segunda

La costumbre es usar la primera visita para mirar y escuchar, y dejarlo todo para la segunda: el informe, el plan de venta, el modelo de nota de encargo. Con el precio tiene sentido. Una cifra dicha de pie en el salón es tu opinión contra la suya, y la valoración se entrega por escrito y con comparables, como explica la guía de captar inmuebles en exclusiva.

Con lo demás, no. Si el plan y la nota de encargo aparecen por primera vez en la segunda cita, el propietario hace lo razonable: «déjeme leerlo con calma». Ahí nace una tercera cita, con su semana de espera. Si los llevas la primera vez y se los dejas encima de la mesa, los lee en los dos días que faltan para la segunda, y en la segunda ya solo queda hablar de su piso y de su precio.

A la primera visita se lleva, por tanto, todo menos la cifra cerrada. Los comparables ya elegidos, para hablar del mercado con datos: lo que se ha vendido cerca (cómo averiguarlo está en la guía para saber si un piso se ha vendido) y cuánto han bajado los pisos parecidos que siguen en venta (lo cuenta la del historial de precios de un piso). El plan de venta genérico, para adaptarlo. El modelo de nota en blanco. La lista de documentos. Y dos huecos en la agenda para la segunda cita, dentro de las 48 horas siguientes.

En la visita se pregunta también lo que decide el calendario, aunque no tenga que ver con el piso. Quiénes son los titulares, porque tendrán que firmar todos. Por qué vende y para cuándo lo necesita: un traslado en septiembre fija una fecha que ninguna técnica tuya va a mover. Y si alguna otra agencia ha visto ya el piso y cuándo espera su valoración, que es la respuesta que te dice en qué carrera estás.

Qué documentos pedir pronto, y cuáles son obligatorios

Los papeles que el propietario tiene que buscar en casa o pedirle a otro son los que más días se comen, y casi siempre se piden tarde: el día de la firma, o cuando ya hay comprador. Pedirlos en la primera visita no adelanta la nota de encargo, pero evita que todo se pare justo después.

El único que puede frenar el anuncio es el certificado de eficiencia energética. El Real Decreto 390/2021 obliga a cualquiera que publique la venta de una vivienda, agencias y portales incluidos, a dar su calificación energética, y la copia del certificado registrado se anexa al contrato de compraventa (artículo 17). Vale diez años, cinco si la calificación es G (artículo 13). Si el propietario no lo tiene o le ha caducado, encárgalo ese mismo día: el técnico tiene que visitar el piso y registrar el certificado en la comunidad autónoma, y hasta entonces el anuncio no puede cumplir la norma.

Los demás no frenan ni la nota de encargo ni el anuncio. Algunos los pedirá el notario el día de la escritura, y en la carpeta de arriba tienes cada uno con su norma:

• La nota simple no la exige ninguna ley para vender, pero te dice antes de valorar quién es el titular, cuánto mide la finca según el Registro y qué cargas tiene. La puedes pedir tú en la sede de los Registradores: 9,02 euros más IVA y, de media, en menos de dos horas.
• El recibo del IBI trae la referencia catastral, que hay que aportar ante notario (artículo 40 de la Ley del Catastro), y el notario advierte de las deudas de IBI pendientes, porque el piso responde de ellas (artículo 64 de la Ley de Haciendas Locales).
• El certificado de deudas con la comunidad se aporta en la escritura, y el secretario tiene hasta siete días naturales para darlo (artículo 9.1.e de la Ley de Propiedad Horizontal). Se pide cerca de la firma, pero el nombre del administrador y las derramas aprobadas se preguntan ya.
• La cédula de habitabilidad es obligatoria para vender en Cataluña, salvo exoneración en supuestos tasados (artículos 26.2 y 132.a de la Ley 18/2007). En otras comunidades, compruébalo en la normativa de la tuya antes de darle la lista al propietario.

Si el piso es de una herencia, pregunta además en qué punto está el papeleo: notaría, impuesto, inscripción. Ese calendario manda sobre el tuyo, y conviene saberlo antes de prometer ninguna fecha.

El informe de valoración, en 24-48 horas y no en una semana

La etapa del informe depende solo de ti, y aun así se estira. «Se lo preparo y se lo mando en unos días» suele acabar en una semana, y en esa semana pasan tres cosas. El propietario olvida la visita: lo que le contaste de su calle, cómo miraste el piso. Le llegan las valoraciones de otras agencias, y la tuya se suma tarde a una comparación que ya ha empezado. Y saca una conclusión sobre cómo vas a trabajar: si tardas una semana en mandarle un informe, cuánto tardarás en contestar a un comprador.

En 24 o 48 horas, el informe llega con la visita fresca y antes que casi todos los demás. Para que eso sea posible sin bajar la calidad, el trabajo se reparte de otra manera:

• Los comparables se eligen antes de la visita, con la dirección. Es lo que más tiempo lleva (buscar lo vendido y lo que sigue en venta, descartar lo que no se parece) y no depende de haber visto el piso.
• En la visita apuntas solo lo que mueve el precio respecto a esos comparables: estado, reformas, orientación, planta, ruidos, lo que el propietario te cuenta que le falla.
• El informe se escribe esa misma tarde, o a primera hora del día siguiente, y se entrega en la segunda cita que fijaste antes de irte.

Si preparas los comparables a mano, cuenta con una tarde por piso. Las valoraciones de Kaptalo traen ya los de la zona, y esa tarde se va en ajustar el informe a lo que viste en la visita.

Cómo se entrega depende del propietario. Si es de los que necesitan leer con calma, y suele decirlo en la visita, mándale el informe la víspera de la segunda cita para que llegue a ella con las preguntas hechas. Si es de los que se quedan con un número y no leen el resto, entrégalo en mano y explícalo. En los dos casos el mensaje lleva ya la fecha de la cita, y solo se manda a quien te pidió el informe y te dio el canal para recibirlo, porque el permiso para escribir lo da él; lo desarrolla la guía de captar inmuebles por WhatsApp.

Buenas tardes, [nombre]. Soy [tu nombre], de [agencia]. Como quedamos ayer en su piso, le mando la valoración para que la lea con calma antes de vernos. Lo que más pesa está en la página [N]: lo que se ha vendido cerca este año y por qué propongo salir entre [X] y [Y] €. Nos vemos el [día] a las [hora], como dijimos. Si le surge algo, me dice y buscamos otro hueco esa misma semana.

Asunto: Valoración de [calle y número] y lo que hablamos el [día]

Buenas tardes, [nombre]:

Como le dije en la visita, le adjunto la valoración de su piso de [calle]. Se lee en diez minutos; le resumo lo que más pesa:

1. Lo que se ha vendido cerca: [tres comparables con calle, metros, precio y mes].
2. Lo que juega a favor de su piso y lo que le resta: [por ejemplo, la orientación y el ascensor; la cocina sin reformar].
3. El precio con el que yo saldría: entre [X] y [Y] €, y por qué no más.

Van también el plan de venta y el modelo de nota de encargo que vimos, para que los lea antes de decidir nada. Leerlos no le compromete a nada.

Para vender va a necesitar [el certificado energético / lo que falte]. Si quiere, le digo a quién pedírselo.

Nos vemos el [día] a las [hora] en [lugar], con [el resto de titulares]. Si le surge algo, dígamelo y lo movemos dentro de esa misma semana.

Un saludo,
[Tu nombre] · [Agencia] · [Teléfono]

El plazo de 24 o 48 horas vale para un informe que aguanta preguntas. Si los comparables no encajan y necesitas un día más, tómalo y avísale con fecha: «le llevo el informe el viernes en vez del jueves, porque quiero meter dos ventas de su calle que acabo de ver». Un día más avisado no cuesta nada, y una cifra que no aguanta la primera pregunta cuesta el encargo.

La decisión y la firma: no te vayas sin la siguiente cita

La decisión es la etapa a la que todo el mundo echa la culpa, y casi siempre se alarga por lo mismo: el que decide no estaba en la mesa. «Lo hablo con mi mujer y te digo», «tengo que consultarlo con mis hermanos». Eso se sabe en la primera visita si preguntas quiénes son los titulares, y se resuelve proponiendo que la segunda cita sea con todos: «¿le parece que el jueves estemos los tres?». Un «ya te diré» se convierte así en una fecha.

Ninguna cita termina sin la fecha de la siguiente, apuntada en las dos agendas. Si quiere pensarlo, perfecto, pero con día: «¿le llamo el lunes a las siete y me cuenta?». Un «ya me dirás» sin fecha es la semana que se pierde con más facilidad, porque ninguno de los dos se siente con permiso para llamar al otro.

Cuando dice que sí, se firma ese día. Para eso la nota de encargo tiene que ir preparada: con sus datos y los de la finca sacados de la nota simple, el plan de venta anexo y solo los huecos que se rellenan en la mesa. «Se la preparo y vuelvo el martes» abre otro hueco justo cuando el propietario ya ha decidido. Qué tiene que llevar esa nota, y qué cláusulas han tumbado los tribunales, está en la misma guía de la exclusiva.

Lo que la prisa no se puede saltar al firmar

Si el propietario es un particular y firma la nota de encargo en su casa, el contrato se ha celebrado fuera del establecimiento de la agencia, y la ley de consumidores le da catorce días naturales para desistir sin dar motivos (artículos 102 y 104 del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios). La directiva europea de la que sale esa norma dice expresamente que incluye los contratos de servicios de un agente inmobiliario (considerando 26 de la Directiva 2011/83/UE).

Para la velocidad, esto tiene dos consecuencias. La primera: hay que informarle por escrito de ese derecho, con el formulario de desistimiento, y dejarle copia de lo firmado (artículos 97.1.j y 99.2). Si no se hace, el plazo para desistir se alarga doce meses más (artículo 105), así que la firma rápida que se salta esto deja la puerta abierta algo más de un año. La segunda: si quiere que empieces a publicar dentro de esos catorce días, la ley pide que te lo solicite expresamente en papel o en otro soporte duradero (artículo 99.3). Llévalo preparado junto a la nota.

Cuándo ir rápido es contraproducente

Todo lo anterior consiste en quitar esperas, y nada de ello en apretar al propietario. Hay maneras de ir deprisa que cuestan el encargo:

• La urgencia inventada: «tengo un comprador para su piso», «el mercado se va a dar la vuelta». Consigue una visita y quema la captación en cuanto el comprador no aparece. En la calle, además, se cuenta.
• La exclusiva pedida en la primera llamada o en la primera visita. Le obligas a decir que no, y ese primer no cuesta mucho de deshacer. Se pide cuando tiene delante la valoración y el plan.
• La valoración alta para ganar la carrera. Firmas antes que nadie un piso que no se vende, y a los seis meses el propietario culpa a quien le dio la cifra.
• La nota firmada por uno solo de los titulares. La firma de uno de tres hermanos te deja con un encargo que los otros dos no reconocen.
• Apretar a quien no tiene prisa. El propietario cuya fecha marcan otras cosas (una herencia sin escriturar, una compra que aún no ha cerrado, un hijo que acaba el curso en junio) no va a firmar antes porque insistas. Con él, ir rápido es tenerlo todo listo para el día que pueda y mantener el contacto con fecha hasta entonces.

La diferencia entre ir rápido y meter prisa está en de quién son los días que recortas. Los tuyos (lo que tardas en enterarte, en llamar, en escribir el informe, en preparar la nota) se recortan siempre. Los suyos, los que necesita para pensar o para hablarlo en casa, se respetan, con una fecha puesta para que no se conviertan en semanas.

Qué hacer el lunes

1. Saca de la agenda, del registro de llamadas y de los mensajes las fechas de tus cinco últimas captaciones y de dos que se te escaparon. Ponlas en el cronómetro y apunta qué etapa se come más días en cada una.
2. Antes del miércoles, reserva en el calendario dos huecos fijos a la semana para visitas de valoración, y ofrece solo esos en las llamadas.
3. Prepara la carpeta de la primera visita: plan de venta genérico, modelo de nota de encargo, la información de desistimiento con su formulario y la lista de documentos. Imprime cinco juegos y llévalos encima.
4. A partir de esta semana, bloquea la tarde de cada visita para escribir el informe y comprométete a entregarlo en 48 horas como mucho.
5. El viernes, repasa las conversaciones de la semana. Las que acabaron en «ya hablamos», llámalas y ponles fecha.
6. Si la etapa que más te cuesta es la de enterarte, monta la vuelta diaria por lo nuevo de tu zona a primera hora, o unas alertas que te avisen en cuanto se publique un anuncio.

Dentro de un mes, repite el cronómetro con las captaciones nuevas. Si el total ha bajado y la etapa más larga es otra, vas bien. Si sigue siendo la misma, ahí tienes el trabajo del mes siguiente.