Formulario de captación de inmuebles: plantilla PDF y Word

Un formulario de captación de inmuebles, también llamado ficha u hoja de captación, es el documento donde el agente apunta, en la llamada y en la visita de valoración, lo que necesita para valorar el piso y pedir el encargo: el inmueble, quién es el titular y quién decide, por qué y cuándo vende, cargas y ocupación, qué documentos faltan, el precio que espera el propietario frente a tu valoración y la próxima cita. Al pie lleva la información básica de protección de datos que exige el artículo 13 del RGPD. Más abajo la tienes completa, en PDF para imprimir y en Word para cambiarla.

La guía cubre las dos cosas que se buscan con ese nombre: la ficha de papel que se rellena con el propietario delante y el formulario de la web donde alguien pide una valoración. Explica qué preguntar en cada apartado y por qué, qué documentación pedir en cada momento, qué puedes apuntar y cómo informar al propietario según la normativa de protección de datos, qué campos poner en la web y cómo usar las fichas para que nadie se pierda en el seguimiento.

La escribe Kaptalo, que hace software de captación inmobiliaria para agentes y agencias. La ficha es de papel a propósito: funciona igual con herramienta que sin ella, y puedes usarla, copiarla y cambiarla sin pedir permiso a nadie.

La ficha de captación, para descargar

Dos caras de A4. La primera es la conversación: quién es, qué piso, qué cargas tiene, por qué vende y para cuándo. La segunda es lo que viene después: precio, papeles, próxima cita y, al pie, el recuadro de protección de datos que firma el propietario.

Está pensada para rellenarla a mano, en el salón, con las casillas justas. Una plantilla que sale una y otra vez al buscar «ficha de captación», una hoja de 2014 copiada después en varias webs, dedica casi una página a extras como la barbacoa, el hilo musical o la pista de pádel, y no tiene una sola línea para el motivo de la venta, para saber si hay más titulares o para la fecha en que toca volver a llamar. Esos extras se apuntan el día de las fotos, cuando ya hay encargo y nadie tiene prisa.

Ficha de captación, nota de encargo y hoja de visita

Son tres papeles distintos que se mezclan en la cabeza de muchos propietarios, y a veces en la de algún agente.

La ficha no te da ningún derecho sobre el piso. No hay encargo hasta que los titulares firman la nota, y eso llega después de entregar la valoración. Pedirle al propietario que firme la ficha «para tenerlo todo en regla» es la forma más rápida de que una visita de valoración suene a contrato: lo único que firma es que ha recibido la información de protección de datos. Qué tiene que llevar la nota de encargo, y qué cláusulas han tumbado los tribunales, está en la guía de captar inmuebles en exclusiva.

Qué preguntar en cada apartado, y por qué

Contacto y permiso para escribir

Además del teléfono, apunta la mejor hora para llamar y si te ha dado permiso para escribirle por WhatsApp o correo, con la fecha y sus palabras. Ese permiso es lo que te deja mandarle un recordatorio o un precio de la zona por escrito sin chocar con el artículo 21 de la LSSI, y si algún día lo discute, tendrás que demostrarlo tú. Cómo pedirlo dentro de la llamada sin que suene a trámite lo explica la guía de captar inmuebles por WhatsApp. La línea de «pidió no recibir más llamadas» está para que nadie de tu oficina vuelva a marcar ese número: la oposición del propietario vale para toda la agencia, también para el compañero que no estaba cuando la dijo.

Titulares: quien te atiende no siempre firma

El que te coge el teléfono puede ser el hijo que lleva el asunto, uno de cuatro hermanos que han heredado o la mitad de un matrimonio en gananciales. La nota de encargo y la venta las firman todos los titulares, y una valoración preparada con uno solo se cae cuando aparece el segundo con otra cifra en la cabeza. Pregúntalo pronto y con naturalidad: «¿El piso está solo a su nombre?». Si la respuesta es una herencia, pregunta si está aceptada, porque si no lo está el plazo de la venta acaba de cambiar.

Si te da los teléfonos de sus hermanos, piénsatelo antes de marcar. Esos datos no te los han dado ellos, y el artículo 14 del RGPD te obliga a informarles de dónde los has sacado y para qué, a más tardar en la primera comunicación. Lo práctico es que sea él quien les cuente que existes y que vengan a la siguiente cita.

El inmueble: lo que mides tú

Apunta dos superficies y de dónde sale cada una: los metros construidos que figuran en el Catastro, que encuentras con la referencia catastral del recibo del IBI, y los útiles que mides tú. La cifra que te da el propietario suele venir de la escritura, de un anuncio antiguo o de lo que dijo el vecino, y no siempre coincide con ninguna de las dos. El comprador puede exigir que se le acrediten la superficie útil y la construida antes de pagar nada, según el artículo 31 de la Ley 12/2023, así que la que publiques tiene que ser defendible.

El resto del bloque es lo que mueve el precio en tu zona: planta, ascensor, exterior o interior, estado, reformas con su año, cuota de comunidad, derramas e IBI. Las derramas se preguntan siempre. Una obra de fachada aprobada en junta cambia la negociación entera, y el propietario rara vez la menciona si no le preguntas.

Las dos líneas del final las usarás para preparar las visitas. Lo que el propietario dice que le falla al piso ya lo tiene asumido, y se puede contar sin miedo. Lo que ves tú y no ha dicho lo van a ver igual los compradores, y conviene tener pensada la respuesta antes de que pregunten.

Cargas, Registro y ocupación

Aquí va lo que puede parar una venta cuando ya hay comprador: una hipoteca que el precio no cubre, un embargo, una vivienda protegida con precio máximo, un inquilino. Apúntalo como te lo cuenta y compruébalo después con la nota simple, que pides tú.

La ocupación tiene su propia línea porque cambia el piso que vendes. Uno alquilado se dirige a otro comprador y a otro precio, y el inquilino tiene derecho de adquisición preferente: hay que notificarle la decisión de vender con el precio y las condiciones, y puede quedarse el piso en esos términos dentro de un plazo, como regula el artículo 25 de la LAU. Ese artículo lo han modificado dos reales decretos-leyes en apenas una semana, entre finales de septiembre y principios de octubre de 2026, así que comprueba en el BOE la redacción vigente antes de firmar nada. Apunta hasta cuándo dura el contrato, la renta y si el inquilino sabe que se vende: si no lo sabe, las visitas van a ser difíciles.

Motivo y plazo

Es el bloque que más pesa. Por qué vende y para cuándo lo necesita decide qué le vas a proponer. Quien tiene que firmar otra compra en marzo necesita un precio de salida realista y un plan corto. Quien vende un piso heredado sin prisa puede probar un precio algo más alto unas semanas. Y quien «solo quiere saber lo que vale» va a la lista de seguimiento, con una fecha para volver.

Escríbelo con sus palabras, entre comillas si hace falta. «Me voy a Valencia por trabajo en enero» te sirve dentro de tres meses; «motivos personales» no te sirve nunca. Apunta también si ya lo ha anunciado, desde cuándo y con quién. Un particular que lleva cuatro meses publicando por su cuenta escucha de otra manera que el que puso el anuncio ayer, como cuenta la guía para captar pisos de particulares, y una exclusiva con otra agencia tiene fecha de fin que conviene saber. Lo que se apunta nada más colgar lo detalla también el guion de llamada de captación.

Precio: tres cifras que no se mezclan

La ficha separa tres números porque cada uno lleva a una conversación distinta. El precio que el propietario tiene en la cabeza, con su origen: no pesa igual una tasación de hace un año que lo que pide el del cuarto. Lo que necesita sacar, que es la deuda pendiente más lo que le hace falta para lo siguiente. Y tu valoración, en horquilla.

Un ejemplo inventado, con números redondos. Piso de tres dormitorios en el Zaidín, en Granada. El propietario quiere 210.000 €, porque es lo que pide el vecino. Tu valoración con comparables sale entre 182.000 y 192.000 €. Le quedan 95.000 € de hipoteca y quiere dar 60.000 € de entrada para un piso más pequeño en la Chana, así que necesita que, después de gastos e impuestos de la venta, le queden unos 155.000 €. Entre su cifra y la tuya hay 18.000 € como mínimo, pero lo que necesita queda cubierto por tu valoración con margen, y esa es la conversación que se puede ganar. Sin la segunda cifra, solo habríais discutido la primera.

Cuando lo que pide se aleja mucho de lo que se ha vendido en su calle, lo que sostiene la conversación es un informe con los comparables, porque tu opinión contra la de su vecino no la gana nadie. A mano, prepararlo lleva una tarde por piso; Kaptalo lo saca con los comparables de la zona para que esa tarde la pases con el propietario.

Próximo paso

Una ficha sin fecha es una ficha perdida. Si la visita acaba bien, apunta día, hora, dónde y con quién es la siguiente, y qué vas a llevar. Si acaba en «ahora no», apunta igual una fecha para volver a llamar y el motivo para hacerlo: «después de Reyes, cuando sepa si le trasladan». Ese motivo es lo que hace que la llamada de dentro de tres meses no empiece de cero.

Qué documentación pedir y cuándo

El error habitual es pedirlo todo en la primera visita. El propietario no lo tiene a mano, se agobia, y tú acabas con la copia de un DNI que todavía no necesitas. Cada papel tiene su momento y alguien que lo consigue.

Tres de esos papeles conviene entenderlos bien.

La nota simple la pides tú, no el propietario. Cuesta 9,02 € por finca más impuestos en la web del Colegio de Registradores y te dice quién es el titular, qué hipotecas y embargos constan y cómo está descrita la finca. Como no eres el titular, tendrás que indicar para qué la pides. Pídela entre la visita y la segunda cita y compárala con la ficha: si figura un titular del que nadie te habló o un embargo que no salió en la conversación, mejor saberlo antes de presentar un plan de venta que después de encontrar comprador.

El certificado de eficiencia energética no puede esperar al comprador. El Real Decreto 390/2021 obliga a quien publica un anuncio de venta, agencia incluida, a poner la calificación energética, y manda anexar una copia del certificado registrado al contrato de compraventa. Lo encarga el propietario a un técnico y vale diez años, o cinco si la calificación es G. Si en la visita te dice que no lo tiene, es lo primero que tiene que encargar.

El DNI se pide al firmar el encargo, no antes. Las agencias que intermedian en compraventas son sujeto obligado de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales, que les exige identificar a sus clientes con un documento fehaciente antes de empezar la relación de negocio. Ese es el momento de pedir la copia, y no la visita de valoración, cuando todavía no sabes si habrá relación.

Hay una razón más para tenerlo todo antes de anunciar. El artículo 31 de la Ley 12/2023 permite al interesado en comprar exigir, antes de entregar ninguna cantidad, la superficie acreditada, el certificado energético, la cédula o certificado de habitabilidad, el estado de ocupación y la información registral con sus cargas, entre otras cosas. Lo que no esté en tu carpeta te lo pedirán con la señal en la mano.

Protección de datos: qué puedes apuntar y cómo informar

Puedes apuntar en la ficha lo que necesitas para valorar el piso y preparar el encargo sin pedir consentimiento para ello. Cuando un propietario te pide una valoración, tratar sus datos para prepararla se apoya en las medidas precontractuales a petición del interesado, la base del artículo 6.1.b del RGPD. Si el primer contacto fue una llamada tuya a su anuncio, esa llamada va por otra base, el interés legítimo, con sus condiciones; las explica la guía sobre si es legal llamar a un particular que vende su piso.

Lo que no te puedes saltar es informarle. El artículo 13 del RGPD exige darle, en el momento en que recoges los datos, quién eres, para qué los usas y con qué base, a quién se los pasas, cuánto tiempo los guardas, qué derechos tiene y que puede reclamar ante la AEPD. El artículo 11 de la LOPDGDD permite hacerlo en dos capas: una información básica en el momento (responsable, finalidad y cómo ejercer los derechos) y una dirección donde consultar el resto. La guía de la AEPD para cumplir el deber de informar propone presentarla en una tabla y, en papel, colocarla en el mismo campo de visión que la firma. Por eso el recuadro va al pie de la segunda cara, junto a la firma del propietario, y conviene dejarle una copia. Al teléfono, la misma guía pide decir esa información básica de forma clara y breve antes de recoger los datos, y ofrecer el resto por otro medio.

Dos reglas más para lo que escribes. La primera, apunta solo lo que necesitas: el RGPD lo llama minimización de datos (artículo 5.1.c), y en la práctica quiere decir que en la ficha no van el DNI, la fecha de nacimiento ni la situación económica del propietario más allá de lo que afecta a la venta. La segunda, escribe como si el propietario fuera a leerla, porque puede: el derecho de acceso del artículo 15 le permite pedirte copia de todo lo que tienes sobre él. «Separación, quiere cerrar antes del verano» es un dato de trabajo. Una opinión sobre su ex sobra en la ficha y en cualquier otro sitio.

La casilla de comunicaciones comerciales va aparte, sin marcar y sin condiciones. Una casilla ya marcada no vale como consentimiento, lo dice el considerando 32 del RGPD, y el artículo 6.3 de la LOPDGDD impide supeditar un contrato a que el propietario acepte tratamientos que no tienen que ver con él. Si no la marca, le valoras igual.

El formulario web de captación: qué campos pedir

La otra cosa que se busca con este nombre es el formulario de la web donde el propietario pide una valoración. Lo rellena alguien que no ha hablado contigo, muchas veces desde el móvil y por curiosidad, y que abandona en cuanto le pides algo sin entender para qué. Ahí la regla cambia: pides lo mínimo para entregarle una cifra razonable y poder llamarle, y el resto lo preguntas en la conversación, con la ficha de papel.

El orden también cuenta. Pon la dirección primero y el contacto al final: es el orden natural de la pregunta que trae a esa persona («¿cuánto vale mi casa?») y deja el dato más delicado para cuando ya ha dedicado un minuto. Y dile qué va a recibir y cuándo, por ejemplo «te llamamos hoy o mañana con la valoración», porque una cifra instantánea que no se sostiene quema al propietario tanto como un mal agente.

La información básica de protección de datos va encima del botón de enviar, a la vista y sin tener que abrir nada, con la política completa enlazada. Enviarle la valoración que ha pedido no necesita casilla, porque la ha solicitado él. Mandarle después tu boletín de precios del barrio sí la necesita: el artículo 21.1 de la LSSI prohíbe las comunicaciones comerciales por correo electrónico o medios equivalentes que no se hayan solicitado o autorizado expresamente.

Lo que entra por la web tiene que acabar en la misma ficha que lo que entra por teléfono. Cuando llames a ese propietario, empieza la ficha con lo que ya te contó y no se lo vuelvas a preguntar: «me dice que son unos noventa metros con ascensor; ¿es exterior?» suena a alguien que ha leído lo que mandó. Kaptalo monta esa web de valoración en tu dominio, y cada propietario que la rellena entra en tu tablero con lo que contestó.

Cómo usar la ficha para el seguimiento

Una ficha rellena no se archiva: se ordena por la fecha de la próxima acción. Una carpeta de anillas con separadores por semana, o una hoja de cálculo con una fila por ficha y la columna «volver a llamar el» ordenada, hacen el mismo trabajo. Lo que importa es que el lunes sepas a quién te toca llamar sin releer cuarenta fichas.

Las fichas que más valen son las de «ahora no». El propietario que heredó en primavera y aún no ha aceptado la herencia, el que se traslada si le confirman el puesto, el que quiere vender cuando acabe el contrato del inquilino: todos tienen un motivo con fecha, y ese motivo lo tienes escrito tú. Volver a llamar el día apuntado, con esa frase delante, es la diferencia entre «¿se acuerda de mí?» y «me dijo que en enero sabría lo del traslado».

Una vez al mes, cuenta tres cosas: fichas abiertas, valoraciones entregadas y encargos firmados. Si abres muchas fichas y entregas pocas valoraciones, se te caen entre la llamada y la visita. Si entregas muchas y firmas pocos encargos, el problema está en la mesa de la cocina, y casi siempre tiene que ver con el precio. Cómo convertir esos números en un plan para cada semana está en el plan de captación inmobiliaria, y cómo sostener el seguimiento sin que se lo coma lo urgente, en la guía de prospección inmobiliaria.

Qué hacer el lunes

1. Descarga la ficha en Word, pon el nombre de tu agencia y rellena los corchetes de la cláusula con tu NIF, tu dirección, tu correo y la página de tu política de privacidad. Abre esa página y comprueba que existe.
2. Imprime diez a doble cara y mete tres en la carpeta que llevas a las visitas.
3. Para cada visita de valoración que hagas esta semana, pide la nota simple antes de la segunda cita y compárala con lo que apuntaste en la ficha.
4. Abre tu formulario web en el móvil y rellénalo como si fueras un propietario. Quita todo campo obligatorio que no sea dirección, tipo, metros, nombre y un contacto, y mira que la casilla comercial esté aparte y sin marcar.
5. Junta las fichas de «ahora no» que tengas sueltas, en papel o en el correo, y ordénalas por la fecha en que toca volver a llamar. Las de este mes, al calendario.

La ficha es la pieza del medio de un trabajo más largo. De dónde salen los propietarios a los que acabarás rellenándola, y qué canal conviene a cada perfil, lo tienes en la guía de captación inmobiliaria, y los consejos para llegar a ellos con menos desgaste, en cómo captar propiedades.